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依法合规采,降本增效购——华东院采购部成长发展历程掠影
来源:采购部 日期:2018-09-26 访问次数: 字号:[ ]
  今年2018年是改革开放40周年,也是华东院建院65周年。与华东院65周年的辉煌历史相比,采购部还是一个尚显年轻的集体。然而在三年多的学习、探索、实践中,年轻的采购部顺应形势,全力促进公司规范化运行,服务生产经营,在风云变幻的市场大潮中,已劈波斩浪迅速成长起来。
  三年多来,采购部在华东院领导关心下,在各需求部门的配合支持下,从采购基本规律入手,正确定位降本增效、风险防控、整合资源三大采购功能目标,系统梳理相关采购管理制度,动态管理合格供方库,严格管控合同风险。三年多来,华东院稳步推进集中采购和阳光采购,充分借助集采平台,在促进降本增效、廉洁高效等方面取得了积极成效。
  建章立制 全面梳理采购流程
  根据集团公司集中采购的要求,集中采购一方面要降本增效,依法合规;另一方面要更好地服务生产经营,助推公司朝着现代化企业方向成长发展。
  新的采购管理理念是制度化、流程化、标准化、电子化、公开化。其中制度化是关键。由于华东院组织机构调整改革,新的三标体系文件升级更新和集团公司不断强化集中采购管理要求,原华东院的采购管理制度已无法适应,需要对采购申请与确认、招标、合同及供应商管理、合同支付等各采购关键环节进行全面梳理和修编。采购部对作为华东院采购的纲领性文件《采购控制程序》分别于2016年到2018年进行了三次修编,并完成了《招标管理办法》的修编;另参照集团公司相关文件新编了供方、采购方式、评审专家3个华东院的管理办法,目前5项制度均已颁布实施,为华东院的依法合规采购流程起到了保驾护航的作用。
  互帮互学 吃透采购责权利
  采购部成立之初,采购任务重、人员配置少,大多数员工都是从生产一线调入采购部,对采购管理缺乏经验,要吃透采购的责权利尤为重要。采购之责需要对内保证供应、降低成本、控制风险;采购之权:对外有供应商的选择权、价格的确定权、资金的支付权;采购就是要保护企业利益,提高企业核心竞争力。从责权利可以看出,仅靠采购部一个部门的努力是远远不够的,采购部还须与涉及到责权利的相关部门良好沟通和积极配合,才能一起推进华东院采购管理。对于新成立的采购部每位同志不但要学习具体采购所需的业务知识和电子采购平台的操作技能,同时还要学习国家有关的法律法规和集团公司关于采购的相关制度规定,使采购流程依法合规运行。
  电子商务系统的应用和推广往往需要一个思想转变过程,在系统适应阶段,对使用者来说,改变旧有管理模式和操作习惯是个非常艰难的过程。采购部以发展电子商务、实现阳光采购为目标,组织全员学习培训,结合采购部老中青三结合的人员配置实际情况,利用年轻的同志计算机水平高、接受新事物快的特点,先行参加集团公司组织的院外统一培训,回院后再手把手地给采购部全员演示培训,同时通过介绍电子商务采购的主要功能,使全员很快掌握集采平台的上线采购,为华东院利用电子商务平台实现低成本采购打下扎实的基础。
  采购部从刚成立之初的7个人到发展到现在的12个人。经过参加院内外各类培训和互帮互学,并对新入职员工一对一传帮带,现在采购部的商务经理均能熟练掌握电子平台的使用,对国家的招投标法、合同法等与采购相关的法律法规和中能建的相关采购制度文件均在采购实务中得到灵活运用,为依法合规采、降本增效购打下了坚实的基础。
  风清气正 采购工作廉洁高效
  为规范采购部采购人员行为,提高采购质量,获取合理的市场价格,确保采购工作始终保持廉洁高效、准确及时、服务周到、行为规范的良好状态,树立公司及采购人员良好公众形象,促进采购业务健康有序进行。在严格执行公司相关规定的同时,结合采购工作实际,采购部成立之初,就制订了采购廉洁自律条例,防微杜渐,明确规定采购人员的言行举止,不越采购红线禁令,采购部内部从成立至今一直风清气正。
  采购部在组织招标工作中坚持公平、公正、公开的原则,确保权责清晰,招、评、定实行三分离,招标过程透明,杜绝商业贿赂,促进公平竞争。在采购管理中严格执行供应商选择权、价格确定权、支付权三分离。同时,华东院纪检、审计、法务有效发挥“大监督”的功能,积极组织并有序开展采购制度设计的建议、内控审计、采购审计、三大风险点的控制。由于网上采购的流程全部公开,并接受纪检部门监督,整个采购过程数据被后台记录,可以实现对采购操作过程与结果的监控,避免采购中的暗箱操作和人为干扰,使采购工作能够公正、透明、高效、有序地运行,真正实现阳光采购。
  动态管理 构建战略采购供应链
  任何企业所拥有的资源都是有限的,不可能在所有的业务领域都获得竞争优势,因而应该将有限的资源集中在核心业务上。目前,市场竞争激烈,企业仅靠自身的竞争优势已很难获得并保持领先地位,必须与优势资源的供应商合作,构建战略采购供应链合作关系,好的供应商可以帮助企业控制产品质量、保证工程进度、降低采购成本,从而可以提升企业的市场竞争能力。
  从采购业务角度划分,采购主要分为三种:一是工程分包方采购;二是服务商采购;三是货物供应商采购。在勘测设计分包方面,通过与合作方建立长期合作伙伴关系或战略联盟等,基于平等互利、共同发展的原则,推动和促进双向沟通和知识共享,共同提高服务的有效性和效率,达到双赢的目的。通过与科研院所合作开展科研攻关,建立了良好的协作联盟,不断提高华东院的设计水平。在设备等供应商方面,我们选择质量、信誉好的著名厂商,建立合格供应商名录,并进行动态管理,做好供应商的售后评价工作,及时了解新材料、新设备的发展动态,使企业在提高采购产品质量的同时,不断降低采购成本。
  抓铁留痕 稳步推进集中采购
  采购部坚持精细化管理,将PDCA循环管理理论运用于采购管理。做好采购计划是降本增效的关键环节,为此,采购部首先在《采购控制程序》的制度修编中将如何编制采购计划给予明确落实,并及时发布采购管理通知,组织召开计划编制动员会,对计划编制说明进行了宣贯。公司年度各类采购计划的编制汇总及审批的落实,对华东院集中采购和预算的管控推进起到了决定性作用。
  同时,通过内外审计及纪检的检查监督,对采购管理中发现问题,采购部及时进行整改落实。在各部门的协同支持下,采购部在小型基建、商业保险、耗材、分包合同管理、规范合同签订和结算支付、防范分包风险等方面强化管理,并提出了具体措施。抓铁留痕,踏石有印,采购部一步一个脚印的从采购行为上扎实推进集中采购,取得了良好的效果,为华东院采购的降本增效打下了坚实的基础。
  踏海逐浪扬帆进,采购蓄势竞风流,当前电力市场风云变幻,竞争激烈,采购不仅担负提升企业核心竞争力和为生产经营主战场保驾护航的重任,同时要为公司节流降本增效作出贡献。采购部只有不断提升采购管理水平,扎实管控各类采购风险,加强与需求部门沟通联系,取得需求部门的理解和支持,才能交出令人满意的答卷。
  长风破浪会有时,直挂云帆济沧海。今年正逢华东院建院65周年,采购部全体人员将更加努力工作,以实际行动喜迎65周年院庆。
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